13 dicas para analisar no processo de escolha por um contador.

Depois de um bom tempo analisando prós e contras, estudando a viabilidade do empreendimento, desenvolvendo o plano de negócio, o empreendedor decide abrir a empresa. Nesta hora, surge a questão: como escolher um contador?

Na maioria das vezes, perguntamos a algum empresário que conhecemos qual o contador dele e, sem maiores critérios, marcamos uma reunião e acertamos a prestação do serviço. Grande erro!

Mas então, como escolher um prestador de serviços contábeis (contador) para o seu negócio? Vou apresentar 3 níveis de corte para a seleção do profissional contábil. Como a execução desse serviço é de suma importância para a empresa e o governo, diversas ações deste profissional é regulamentada, assim o primeiro nível é formado por “premissas obrigatórias”, por conseguinte elenquei as “premissas básicas” e então as “premissas de qualidade”.

Os critérios para escolhermos um prestador de serviços contábeis:

Critérios obrigatórias para escolha do contador:

1- Ele e a empresa contábil – se possuir – estão devidamente registrados no Conselho Federal de Contabilidade (CFC/ CRC) ? Como checar se um contador está registrado no conselho e se está ativo?

É possível checar no cadastro nacional de contadores : cadastro nacional de contadores

2- Na hora de fechar negócio com o contador, será assinado um contrato de prestação do serviço?

Os bons costumes já indicam que, ao final de uma negociação, seja assinado um contrato para reger a prestação de serviço e diminuir riscos. No caso do serviço contábil, conforme Resolução CFC Nº 1457 de 11/12/2013, torna-se obrigatório a assinatura. Caso não exista essa formalidade, procure outro profissional.

O Conselho Federal de Contabilidade tem um modelo de contrato sugerido aos profissionais da área. Para conhecer as cláusulas, clique aqui .

3-A nota fiscal do serviço prestado será emitida?

Como o item acima, os bons costumes já requerem que, em qualquer processo de venda de qualquer produto e de quase todos* os serviços, seja emitida a nota fiscal. Além dos bons costumes, é questão de lei. Caso seu prestador de serviço em potencial não queira emitir nota, você sabe que está lidando com um sonegador, que, ainda, não cumpre as formalidades fiscais para a própria empresa. Se ele não realiza esta obrigação acessória, assumindo um risco “desnecessário” para o escritório, como será o cumprimento das obrigações da sua empresa? Então, pule para outro!

4- Neste quesito, temos duas perguntas – A movimentação da sua empresa será escriturada na contabilidade? E de forma tempestiva ? – além de três pontos a serem analisados.

4.1 – O que é “escriturada” ou “escrituração contábil”? É o registro  de toda a movimentação da empresa, a “contabilidade mensal” (entre aspas porque contabilidade vai muito além disso).
4.2- Tenho que ter “contabilidade mensal”?

Sim. Muitas vezes ouvimos falar que para PME’s (Pequenas e Médias Empresas), empresas optantes pelo Lucro Presumido ou empresas no Simples Nacional, não se faz necessário a escrituração dos Livros Contábeis. É possível enxergamos um pouco de verdade nesta afirmação se tomarmos como base a legislação fiscal, que abre espaço para o registro por livro caixa. Contudo, se analisarmos o Código Civil, percebemos no art. 1.179 é obrigação de toda empresa ou empresário escriturar o Livro Diário,  apurar o Balanço Patrimonial e o resultado econômico.

Desta forma é muito importante saber se o seu futuro contador registrará a movimentação contábil-financeira da sua empresa.

4.3 – A tempestividade – registro em momento oportuno – “não é um ponto obrigatório”, sendo muito mais um ponto básico para a escolha do contador. Vamos tratar dela na sessão abaixo. Para as PME’s frisamos o “não é obrigatório” por não estar claro na lei o prazo para registro da movimentação contábil, mas podemos extrair do art. 1078 co CC, em que os sócios devem deliberar nos quatro meses seguintes ao final do exercício sobre o balanço patrimonial, logo entendemos que este deverá estar encerrado e devidamente registrado até o quarto mês do ano seguinte.  Exceção apenas para a movimentação fiscal (notas fiscais de entrada e de saída) no atendimento à apuração mensal do imposto e algumas declarações.

Se tratando de um serviço contábil externo, sem integração ao sistema da sua empresa, entendemos como tempestivo, ou bom, o prazo de 30 dias para registro desta movimentação. Nas grandes empresas, onde a contabilidade é interna e o sistema de gestão é integrado, este processo ocorre em tempo real. Na prática, até o final de fevereiro a sua empresa deve ter a movimentação de janeiro devidamente registrada na contabilidade.

Critérios básicos para escolher um contador:

1-Prazo:

Conforme o item 4.3 acima, a tempestividade é também uma premissa básica. É importante ser observada para assegurar que, quando a informação contábil da empresa for demandada, ela estará disponível. Por exemplo, para participar de uma licitação, diversas informações contábeis serão solicitadas; caso não haja habitualidade no registro, dificilmente a documentação ficará pronta a tempo e sua empresa perderá a licitação.

2-Balancete

O balancete mensal será entregue para acompanhamento do empresário?

Este quesito depende do ponto anterior. Uma vez que a documentação será registrada mensalmente, você deve receber um relatório mensal, também chamado de balancete, com esta movimentação. Neste relatório, é possível identificar o seu ativo, quanto de mercadoria você tem em estoque, suas dívidas, o total de vendas, seu custo e, assim, o lucro mensal da operação. Se tudo isso for feito de forma tempestiva, sua empresa já tem um bom diferencial competitivo, porque você poderá tomar decisões mais rápidas e embasadas.

3- Quais são as obrigações da minha empresa junto à contabilidade? E qual a obrigação da contabilidade com a minha empresa?

Este é um ponto crucial. O serviço contábil ao longo do tempo acabou abarcando quase todos os processos burocráticos de uma empresa, por isso, muitas vezes qualquer problema com documentos ou órgãos públicos são enviados para que o escritório contábil resolva. Faz sentido? Sim. Está correto? Não necessariamente. Deve ser observado o que rege o contrato. Conforme o contrato modelo do CFC disponibilizado acima, na cláusula 4.4.1, estão listados os serviços não inclusos no contrato, mas que podem ser realizados pelo escritório, caso haja negociação e proposta com esta finalidade. Deve se atentar que outros serviços como preenchimento de cadastro em instituições de créditos, refazer declarações e guias de impostos que não foram pagas pela empresa no primeiro momento podem ser incluídos nesta cláusula para cobrança adicional.

Além de saber o escopo do serviço contratado, a empresa deve observar a documentação e os prazos necessários para que o contador consiga trabalhar. Estes itens, podem ser verificados na segunda cláusula do contrato modelo. É preciso enviar mensalmente, quando não houver a determinação de prazo inferior, o extrato bancário com um relatório/planilha auxiliar especificando cada entrada ou saída de banco. Isto também deve ocorrer com o caixa da empresa. Desta forma, o contador poderá identificar a natureza de cada operação e registrá-la da forma correta. Para o cumprimento das obrigações acessórias junto ao governo, é necessário o envio das notas fiscais de compra e venda. É obrigação da empresa comprar de fornecedores idôneos, que forneçam “documentos hábeis”, ou seja nota fiscal ou em alguns casos, faturas* de serviço.

Para empresas com mais de oito** funcionários ou que não estejam no Simples Nacional, é obrigatório a aquisição do certificado digital.

As obrigações do contador estão na cláusula terceira do contrato modelo, sempre com a premissa de que a empresa entregou as informações no prazo. São elas: o cumprimento das obrigações acessórias, folha de pagamento, registro tempestivo e envio do balancete, realização do fechamento anual e a disponibilização, ainda que em meios digitais dos Livros Contábeis, exceto as folhas que devem ser assinadas.

4- Quais serviços mínimos a minha empresa deve contratar?

Para que sua empresa cumpra a legislação e tenha informações básicas do seu desempenho, é importante contratar um serviço que aborde os três setores obrigatórios em um escritório, setor contábil, fiscal e pessoal.

Critérios de qualidade para escolha de um contador:

1- Quanto devo pagar ao contador?

O valor a ser pago dependerá diretamente dos serviços requisitados. Alguns sindicatos locais disponibilizam em seus sites uma tabela de honorários que devem ser seguidas pelos escritórios. Contudo, no mercado é comum encontrarmos dois padrões. Quando a empresa é pequena, independente da sua movimentação, no padrão “salário mínimo” os honorários são fixados em um salário mínimo. É possível que este serviço tenha uma qualidade aceitável, mas onera negócios iniciantes ou que tenha uma movimentação pequena, não representando um valor justo para os dois lados, ainda que levadas em considerações as premissas dos sindicatos. O segundo padrão,”meio salário mínimo”,  pode se caracterizar como desvalorização de honorários, não condizendo com as premissas do sindicatos. Por isso, para pagar suas contas, este escritório precisará de uma razão clientes/funcionários ruim e, assim, é provável que você venha a ter problemas ou com o governo ou com a “contabilidade”.

2- Os relatórios contábeis serão comparados aos demais períodos auxiliando na gestão do seu negócio?

Você pode até receber os balancetes, mas é muito importante que você consiga entendê-los; alguns sistemas emitem este relatório pouco agradável aos olhos e às vezes, algum tratamento visual básico facilitaria o entendimento. É importante, também, que haja algum tipo de comparativo com os períodos anteriores, com a média do ano passado, uma análise vertical, entre outros procedimentos que aumenta consideravelmente a qualidade da informação.

3. A minha empresa vai ter acesso a consultas para tirar dúvidas quanto as rotinas praticadas?

Tudo depende da negociação.

É importante que as consultas sejam negociadas e façam parte do serviço, visto que ajudarão na governança da empresa. No dia-a-dia de um negócio, ocorrem diversas situações aos quais não estamos habituados e é importante contar com uma ajuda especializada. As multas tributárias brasileiras são elevadas, sendo assim, é melhor ter acesso a informação no tempo oportuno do que no futuro, quando provavelmente será necessário remediar.

4- Como sei se as movimentações que realizo na minha empresa estão corretas ou se elas ensejam em riscos tributários e/ou trabalhistas?

É importante que o seu contador se torne um parceiro, que esteja incumbido com o sucesso da sua empresa. Se ele tiver esta atitude e se os honorários foram calculados nestas premissas, ele deve alertar quando, por exemplo, uma nota fiscal, um pagamento ou recebimento foi realizado de forma incorreta. É importante que haja uma atitude proativa no sentido de reduzir riscos, informando à empresa melhores práticas fiscais, mantendo um nível interessante de governança tributária (leia mais no link).

5-  Além dos serviços mínimos citados, para que eu tenha uma boa qualidade de informação, quais serviços contábeis devo contratar?

Entendemos que, para ter uma gestão profissional do seu negócio, você deve observar todos os itens listados.

Os critérios obrigatórios, para que não hajam problemas com os órgãos públicos.

Os critérios básicos, para que sua empresa tenha sempre as informações à mão.

E os critérios de qualidade, para se assegurar da qualidade do serviço, tendo informações de alto nível, com baixo risco e com oportunidade de análises e consultoria quanto ao andamento do negócio.

Aconselhamos que você converse com outros empresários, saiba qual tipo de serviço eles tinham, quais os principais problemas, qual o valor pago e se eles entendiam como justa a relação custo-benefício nesta operação.

*Alguns serviços não estão obrigados a emissão da nota fiscal, como por exemplo, aluguel de servidores na internet.

** Em julho de 2015 será obrigatório para empresas com mais de 5 funcionários. Em julho de 2017 passará para empresas com mais de 3 funcionários.

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